Atualizado para 2025
Calculadora de Custo de Funcionário 2025
Simular Custo Mensal
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Anexo IV paga INSS Patronal (20%). Anexo III é isento.
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Resumo Rápido (Dados Oficiais Dezembro/2025)
Salário Mínimo Nacional
R$ 1.518,00
Reoneração da Folha: Setores desonerados pagam 5% de INSS sobre a folha em 2025.
Provisões Obrigatórias: Reserve 19,44% do salário mensalmente para cobrir Férias e 13º.
Simples Nacional: Isento de INSS Patronal nos Anexos I, II, III e V; paga 20% no Anexo IV.
Resumo em 30 Segundos
Saber quanto custa um funcionário vai muito além do salário impresso na carteira. Em 2025, com o novo salário mínimo de R$ 1.518,00 e o início da reoneração gradual da folha para 17 setores, a matemática mudou. O custo final de um colaborador CLT varia drasticamente conforme o regime tributário da sua empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real), podendo representar de **1,6 a 2,8 vezes** o valor do salário bruto. Esta **Calculadora de Custo de Funcionário** detalha encargos sociais, provisões de férias e 13º, além de custos invisíveis, para que você proteja sua margem de lucro.
Tabela Oficial: Comparativo de Cargas Tributárias (2025)
A tabela abaixo demonstra como o regime tributário define o peso dos encargos sobre a folha de pagamento.
| Componente do Encargo | Simples Nacional (Anexos I, II, III, V) | Simples Nacional (Anexo IV) | Lucro Presumido / Real |
|---|---|---|---|
| INSS Patronal | 0% (Incluso no DAS) | 20% | 20% |
| RAT (Risco Acidente) | 0% (Incluso no DAS) | 1% a 3% | 1% a 3% |
| Terceiros (Sistema S) | 0% (Incluso no DAS) | 0% | ~ 5,8% |
| FGTS | 8% | 8% | 8% |
| Total Estimado | ~ 8% | ~ 29% a 33% | ~ 34,8% a 42% |
Fonte Oficial: Baseado nas alíquotas da Receita Federal e Tabela RAT/FAP. Consulte as regras detalhadas no Portal Gov.br sobre alíquotas INSS 2025.
A Realidade do Custo: O Mito do "Salário x 2"
Historicamente, muitos gestores usam a conta de padaria de que um funcionário custa o dobro do salário ("2x"). Embora estudos da FGV/CNI indiquem que o custo pode chegar a **2,83 vezes** o salário em cenários de alta rotatividade e ineficiência, essa generalização é perigosa para 2025.
Para empresas no **Simples Nacional (Anexo III)**, por exemplo, o multiplicador real costuma ficar próximo de **1,6x**. Já no **Lucro Presumido**, gira em torno de **1,93x** para salários médios. Aplicar um multiplicador genérico pode fazer você perder competitividade ou precificar seu serviço errado.
Erros Comuns ao Calcular o Custo
- Esquecer o Anexo IV do Simples: Empresas de limpeza, vigilância e construção civil (Anexo IV) pagam 20% de INSS Patronal, diferentemente do restante do Simples. Ignorar isso gera um rombo de 23% a 25% no orçamento.
- Ignorar a Reoneração (Lei 14.973/2024): Se sua empresa é de TI, Transportes ou Comunicação, a "desoneração total" acabou. Em 2025, você paga **5% de INSS sobre a folha** além da taxa sobre a receita. Veja os detalhes na Lei nº 14.973/2024 no Planalto.
- Não provisionar encargos sobre férias: Não basta guardar o valor das férias; você precisa guardar o dinheiro para pagar o FGTS e INSS que incidirão sobre essas férias lá na frente.
Como funciona a Calculadora de Custo de Funcionário
Nossa **Calculadora de Custo de Funcionário** utiliza o método de custeio por absorção direta e provisões. Diferente de contas simples que somam apenas o que sai do caixa no dia 05 (salário + guia de imposto), o cálculo correto deve considerar a competência.
O sistema considera três pilares para entregar o resultado:
- Regime Tributário: Define se a empresa paga ou não os 20% de cota patronal e terceiros.
- Verbas Remuneratórias: Soma salário base, periculosidade ou adicionais (use nossa ferramenta de adicional noturno para estimar).
- Provisões Futuras: Calcula o passivo trabalhista que se acumula mensalmente (férias e 13º proporcionais) e os impostos que incidirão sobre eles.
Como Calcular o Custo (Passo a Passo)
Para chegar ao valor exato ("na vírgula"), utilizamos a metodologia de custo modular. Vamos dividir o custo em três grandes grupos: Encargos Diretos, Provisões e Benefícios.
Custo Total = Salário + Encargos Diretos + Provisões (+Reflexos) + Benefícios
1. Encargos Sociais
Incidem diretamente sobre o salário bruto.
- • FGTS: 8% (para todos).
- • INSS Patronal: 20% (Lucro Real/Presumido e Simples Anexo IV).
- • RAT x FAP: 1% a 3% (Risco) x (0,5 a 2,0).
- • Sistema S: Média de 5,8% (Lucro Real/Presumido).
2. Provisões
Direitos que o funcionário adquire mensalmente.
- • Férias + 1/3: 11,11% do salário.
- • 13º Salário: 8,33% do salário.
- • Total de Provisão: 19,44%.
Atenção: Sobre esses 19,44% também incidem FGTS e INSS.
3. Benefícios
- • Vale-Transporte: A empresa paga o que exceder 6% do salário. Use nossa Calculadora de Custo de Viagem.
- • Vale-Alimentação: Custo integral.
- • Plano de Saúde: Custo fixo por vida.
Simulações Práticas: Do Básico ao Executivo
Cenário 1: Analista Pleno (R$ 4.000,00)
Salário médio com benefícios padrão (VR R$ 660,00 + Saúde R$ 300,00).
| Custo | Simples (Anexo III) | Lucro Presumido |
|---|---|---|
| Salário | R$ 4.000,00 | R$ 4.000,00 |
| Encargos | R$ 320,00 | R$ 1.432,00 |
| Provisões | R$ 999,81 | R$ 1.215,98 |
| Benefícios | R$ 1.072,00 | R$ 1.072,00 |
| Total | R$ 6.391,81 | R$ 7.719,98 |
| Multiplicador | 1,60x | 1,93x |
Cenário 2: Executivo (R$ 15.000,00)
INSS Patronal (20%) não tem teto para a empresa no Lucro Real/Presumido.
| Custo | Simples (Anexo III) | L. Presumido (Serv) |
|---|---|---|
| Salário | R$ 15.000,00 | R$ 15.000,00 |
| Encargos | Isento | R$ 4.170,00 |
| FGTS | R$ 1.200,00 | R$ 1.200,00 |
| Encargos s/ Prov | R$ 233,28 | R$ 1.043,92 |
| Total | R$ 20.349,28 | R$ 25.329,92 |
| Multiplicador | 1,35x | 1,68x |
Nota: No Lucro Presumido, a empresa paga R$ 3.000,00 apenas de INSS Patronal, pois não há teto para o empregador.
Casos Especiais e Mudanças para 2025
O Impacto da Reoneração Gradual
Para os 17 setores que utilizavam a desoneração da folha (CPRB), 2025 é um ano híbrido. A empresa pagará o imposto sobre a receita bruta (com alíquota reduzida) **MAIS 5% de INSS** sobre a folha de pagamento. Esse percentual subirá para 10% em 2026 e 15% em 2027. Isso exige revisão imediata de contratos de longo prazo.
Fator R no Simples Nacional
Empresas do Anexo V podem migrar para o Anexo III (mais barato) se a folha de pagamento for igual ou superior a 28% do faturamento. Entenda melhor usando nossa ferramenta de Simples Nacional vs Lucro Presumido.
Salário Mínimo e Teto do INSS 2025
Com o mínimo a **R$ 1.518,00**, todos os benefícios atrelados sobem. O desconto de INSS do funcionário tem teto de aprox. R$ 951,63. Para saber o líquido exato, acesse a Calculadora de Salário Líquido.
| Fonte | URL |
|---|---|
| Lei nº 14.973/2024: Estabelece o regime de reoneração gradual da folha de pagamentos (5% em 2025). | https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2023-2026/2024/lei/L14973.htm |
| CLT - Consolidação das Leis do Trabalho: Regras sobre férias, 13º salário e encargos. | https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm |
| Receita Federal: Tabela de Incidência de Contribuições e Alíquotas RAT/FAP. | https://www.gov.br/receitafederal/pt-br |
| Portaria Interministerial MPS/MF nº 6: Define o teto do INSS e salário-família para 2025. | https://www.gov.br/previdencia/pt-br |
Dúvidas sobre Calculadora de Custo de Funcionário
?
Qual o custo de um funcionário no teto do INSS em 2025?
Se o salário for igual ao teto (aprox. **R$ 8.157,41**), uma empresa no Lucro Presumido pagará cerca de **R$ 13.800,00** mensais (custo total). Isso ocorre porque, embora o desconto do funcionário trave no teto, a empresa continua pagando 20% de INSS patronal sobre o valor total do salário, sem limite.
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Quanto custa um funcionário de um salário mínimo em 2025?
Para uma empresa no Simples Nacional (Anexo III), um funcionário ganhando **R$ 1.518,00** custa aproximadamente **R$ 2.400,00 a R$ 2.500,00** por mês, considerando provisões de férias, 13º, FGTS e um pacote básico de benefícios (VT e VR). O peso dos benefícios fixos eleva o multiplicador para cerca de 1,65x.
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Como calcular o custo de um funcionário PJ?
O custo PJ é mais simples: soma-se o valor da Nota Fiscal, impostos assumidos pela empresa (se houver) e custos de compliance. No entanto, para valer a pena para o *profissional*, a regra de mercado sugere que a Nota Fiscal seja **1,4 a 1,6 vezes** o salário CLT equivalente. Compare os cenários na nossa Calculadora CLT x PJ.
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O que é o RAT e FAP no cálculo da folha?
O RAT (Risco Ambiental do Trabalho) é uma taxa de 1%, 2% ou 3% sobre a folha para cobrir custos de acidentes. O FAP (Fator Acidentário) é um multiplicador (0,5 a 2,0) que reduz ou dobra essa taxa. Empresas com muitos acidentes pagam o dobro. Investir em segurança reduz diretamente esse custo.
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A empresa paga INSS sobre o Vale-Transporte?
Não. O Vale-Transporte, quando descontado corretamente (até 6% do salário), e o Vale-Alimentação (quando a empresa adere ao PAT), têm natureza indenizatória. Ou seja, não incide INSS nem FGTS sobre eles, o que ajuda a reduzir o custo total.
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Como funciona a provisão de férias e 13º?
Mensalmente, você deve guardar **1/12 (8,33%)** do salário para o 13º e **1/12 (8,33%)** + 1/3 constitucional para as férias. Somados, representam **19,44%** do salário. Se você não reservar esse dinheiro todo mês, terá problemas de caixa em novembro, dezembro e nas épocas de férias.
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Aviso legal: As ferramentas disponibilizadas neste site são apenas para fins informativos e educacionais. Embora busquemos manter os cálculos e fórmulas atualizados, não nos responsabilizamos por eventuais divergências, perdas ou decisões tomadas com base nos resultados obtidos. Consulte sempre um profissional para orientações específicas ao seu caso.